Prosedur untuk Situasi Tak Terduga (BCP Interaktif)
Situasi: Mati Listrik (Pemadaman Total Atau Padam Sebagian Karena Ada Indikasi Korsleting)
Saat terjadi pemadaman listrik, prioritas utama adalah menjaga ketenangan, keamanan perangkat, dan melanjutkan transaksi secara manual. Ikuti langkah-langkah berikut untuk menanganinya dengan benar.
1. Tetap Tenang & Informasikan Pelanggan
Informasikan kepada pelanggan secara tenang bahwa ada pemadaman listrik.
Sampaikan bahwa transaksi akan dilanjutkan secara manual dan mohon maaf atas ketidaknyamanan dalam pelayanan.
2. Mengamankan Perangkat Kelistrikan
Segera matikan semua perangkat elektronik, cabut stop kontak (Laptop, Customer Display, Printer, Lampu-lampu rak/meja branding disekitar kasir) untuk mencegah kerusakan/korsleting saat listrik kembali menyala.
Jika ada indikasi korsleting (padam listrik sebagian) ada percikan api, asap, dan/atau aroma terbakar di stop kontak listrik area kasir. Lakukan pemadaman gedung secara menyeluruh.
Persiapkan Alat Pemadam Kebakaran Ringan (APAR) guna mecegah kondisi kebakaran
Lakukan pelaporan keadaan secara berkala ke kepala cabang
3. Transisi ke Metode Manual
Tunda transaksi apapun, diluar transaksi penjualan ke customer
Gunakan bon transaksi manual untuk transaksi penjualan
Wajib gunakan kalkulator (baterai atau di HP toko) untuk menghitung total belanja.
4. Proses Transaksi Manual
Isi dengan lengkap bon transaksi manual, dan pastikan tembusannya bisa terbaca
Pastikan semua komponen promo, besaran diskon, atau barang free ditulis dengan benar
Jika ada bagian yg tidak diisi dengan lengkap, akan dianggap sebagai pelanggaran dengan sanksi berat
Minta pelanggan memeriksa kembali bon transaksi manual tersebut.
5. Metode Pembayaran Alternatif
Prioritaskan pembayaran non - tunai, dengan catatan semua device masih bisa digunakan.
Jika tidak memungkinkan dilakukan pembayaran non-tunai, pastikan pembayaran tunai dilakukan dengan benar. Persiapkan uang kembalian cukup
Penting: Verifikasi setiap transaksi (baik tunai maupun non-tunai) dengan kepala cabang saat sistem kelistrikan kembali normal.
Hasil Simulasi: Mati Listrik
Situasi: Internet Terputus (Sistem POS Offline)
Ketika koneksi internet terputus, sistem POS berhenti berfungsi. Lanjutkan transaksi menggunakan proses transaksi manual.
1. Cek Status, Lapor & Alternatif
Cek koneksi internet dari perangkat lain untuk memastikan masalahnya.
Laporkan segera kepada kepala cabang dan di grup Whatsapp cabang.
Buat alternatif lain agar koneksi internet ke device tetap terkoneksi dengan menggunakan hotspot/tethering dari HP cabang atau alternatif internet lain
2. Proses Transaksi Manual
Jika pada akhirnya tidak ada alternatif internet, transaksi harus dilanjutkan ke proses transaksi manual .
Gunakan prosedur yang sama seperti saat mati listrik (point 3. Transisi ke Metode Manual dan point 4. Proses Transaksi Manual).
Setelah koneksi internet pulih, segerakan input semua data transaksi manual ke dalam sistem POS untuk akurasi stok dan laporan.
Hasil Simulasi: Internet Terputus
Situasi: Printer Struk Rusak
Jika printer struk rusak, Anda tidak bisa memberikan bukti cetak kepada pelanggan. Prosedur ini menjelaskan cara memberikan bukti transaksi alternatif sambil menunggu perbaikan.
1. Coba Periksa & Lapor
Matikan printer, periksa apakah ada kertas macet atau masalah fisik sederhana.
Coba hidupkan kembali. Jika tidak berhasil, informasikan kepada kepala cabang.
Persiapkan untuk transaksi manual.
2. Proses Transaksi Manual
Informasikan kepada pelanggan bahwa struk tidak dapat dicetak, dan proses transaksi akan dilanjutkan keproses transaksi manual
Gunakan prosedur yang sama seperti saat mati listrik (point 4. Proses Transaksi Manual).
Hasil Simulasi: Printer Rusak
Situasi: Kehabisan Kertas Struk
Kehabisan kertas struk di tengah jam sibuk dan ketika transaksi dapat menghambat alur kerja. Prosedur ini adalah panduan cepat untuk mengatasi situasi ini hingga stok baru tersedia dan pelayanan ke customer tetap baik.
1. Informasikan Atasan
Selalu pastikan ada ketersediaan struk di cabang, jangan sampai kosong.
Segera beritahu kepala cabang untuk meminta persediaan kertas baru.
2. Prosedur Darurat
Jika kehabisan struk di tengah transaksi informasikan kepada pelanggan bahwa struk tidak dapat dicetak, akan dilanjutkan keproses transaksi manual
Gunakan prosedur yang sama seperti saat mati listrik (point 4. Proses Transaksi Manual).
Hasil Simulasi: Kertas Struk Habis
Prosedur Pasca-Insiden
Setelah kondisi kembali normal, ada beberapa langkah penting yang harus dilakukan untuk memastikan semua data akurat dan insiden terdokumentasi dengan baik untuk pembelajaran di masa depan.
1. Sinkronisasi Data
Setelah kondisi normal, bersama dengan kepala cabang segera sinkronkan semua data dari transaksi manual ke dalam sistem POS.
Periksa kembali dan pastikan tidak ada data yang terlewat atau salah input.
2. Laporan Insiden
Bersama kepala cabang, buat laporan di Whatsapp Group Kasir
Dokumentasikan detail insiden: waktu kejadian, durasi, tindakan yang diambil, dan pelajaran yang bisa diambil.
3. Komunikasi dan Verifikasi
Verifikasi kembali dengan atasan atau tim terkait bahwa semua masalah telah diselesaikan dan data sudah benar.
Poin Penting untuk Selalu Diingat
Simpan selalu bon transaksi manual, kalkulator, dan pulpen di dekat area kasir.
Pastikan Anda memahami prosedur BCP ini melalui pelatihan rutin.
Dokumen ini harus diperbarui secara berkala sesuai kebutuhan.
Hasil Simulasi: Pasca-Insiden
Kontak Darurat (WhatsApp)
Hubungi pihak terkait melalui WhatsApp (klik untuk chat):